マンション管理士は、マンション管理の諸問題に対して管理組合の立場に立って、解決を支援する専門家です!業務地域◇阪神地区:西宮市,宝塚市,芦屋市,神戸市,伊丹市,尼崎市,三田市,川西市ほか隣接地域

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マンション管理士 MAINO 管理組合運営のポイント

管理組合運営のポイント

このページでは、マンション管理組合の運営に際してのポイントを解説していきます。

 書面による議決権行使
集会での現状
  1. マンションの管理の適正化に関する指針(平成13年8月1日国土交通省告示1288号)では、「区分所有者は管理組合の一員としての役割を十分意識して、管理組合の運営に関心を持ち、積極的に参加する等、その役割を適切に果たすよう努める必要があります。」と、より積極的な管理組合運営への関わりを謳っています。管理組合の最高意志決定は定期ないし臨時集会(理事会ではなく)で行われますが、皆さんの管理組合の定期集会での出席者の現状はどうでしょうか。
  2. 実際の集会出席者が区分所有者総数の1割から2割程度で、委任状を含めてやっと半数強になるという管理組合が結構あるのではないでしょうか。1区分所有者=1議決権と規定されているとして、規約の改正や共用部分の重大な変更、使用禁止等の違反者への法的措置などのいわゆる特別決議では、区分所有者総数の3/4以上が出席し、その出席者の議決権の3/4以上の賛成では可決されません。議決権総数の3/4以上の多数(つまり区分所有者総数の3/4の賛成)が必要となります。現状がもしそのようでしたら、特別決議を要する議案の承認は難しいと言わざるを得ません。また、出席者の大半が役員理事か白紙委任状であるような状態は,最高意志決定機関である集会本来の運営の在り方から外れますので望ましくありません。
書面投票による議決権行使とは
  1. そこで、皆さんの管理組合では、いわゆる「書面投票による議決権の行使」は実施されているでしょうか。
    管理規約を見ていただき、「集会の議決権」に関する条項を探してください。10年以上前に分譲当時の分譲会社が作成したいわゆる原始管理規約であっても、「区分所有者は出席にかえ、書面もしくは代理人により出席することができるものとする」とあるはずです。実は、区分所有法39条2項で、書面による議決権行使を認めていますので、管理規約にこの規定がなくても、区分所有者が書面で各議案の賛否を記した書面を提出した場合(いわゆる書面投票)、その区分所有者は出席した者とみなし、書面により議決権を有効に行使したものとして扱わなければなりません。この条文は強行規定ですので、この議決権行使を制約するような規約、扱いは認められません。つまり、この書面投票は、規約の規定がない場合でも、規約改正せずとも実施できます。
  2. 委任と同様、集会への間接的参加ですが、自らの意思で自らの議決権を書面行使するということは、少なくとも白紙委任状よりは望ましいのではないかと思います。遠隔地在住の区分所有者、集会当日やむを得ない理由で直接出席できない区分所有者も書面参加できることで、出席者数が増加し、特別決議をすべき必要な議案が廃案となることを避けることができるのではないかと思います。結果、意思決定に関わったという運営への参加意識を高めることになり、自立的・民主的な管理運営につながっていくものと考えます。無関心者へのさらなる啓蒙は言うまでもありませんが。
  3. 書面投票を実施されておられない管理組合では、事前に十分広報した上で、取り入れる方向で検討されてはいかがでしょうか。
電磁的方法による議決権行使
  1. ちなみに、区分所有法39条3項では、電磁的方法による議決権行使も一定の要件が備われば認められ
    るようになりました。これにより、インターネット等を経由して集会をライブ中継し質疑を聞いた上でパソコンから各議案に投票する、といったことができるようになります。

 集会での白紙委任状の扱い
白紙委任の受任者を管理者等とする考え
  1. 本来、定期(臨時)集会へは区分所有者である組合員本人が直接参加して、議決権行使すべきものです。しかし、やむを得ない理由で出席できない場合は事前に代理人を明記して委任状を提出するか、書面による議決権行使をすることができます(区分所有法39条2項)。
  2. 白紙委任は、議決権行使の意思はあるが、誰がそれを行使するのかが明記されていない場合で、勿論出席者として有効にカウントしなければなりませんが、議決権の行使に関しては疑義がもたれる可能性があります。極めて消極的理由になりますが、特定の受任者を指定していないので、管理者等の集会の責任者に委任したことになると考える立場です。
  3. この場合、白紙委任された議決権数は、管理者等(一般に理事長)の賛否に加算されることになります。直接集会に参加している者の賛否が反対でも、白紙委任された議決権で賛成となる可能性があります。
  4. 理事会案の議案に賛成であれば、白紙委任することはやむを得ませんが、そうでなければ、白紙委任状は出さないか、書面による議決権行使をすべきです。
白紙委任の受任者を議長とする考え
  1. 議長は、集会の議事の進行・運営の責任者であり、本来議決権は有していません。議長が区分所有者である場合、区分所有者としては議決権を有しますので、可否同数の場合に議決権を行使することは可能です。ただし、区分所有者として議決権を行使し、可否同数の場合にもう一度議決権を行使することはできないとされています(通説)。
  2. 本来、議決権を有していない議長へ白紙委任することはできないとされますが、民主主義に則って考えれば、白紙委任した区分所有者は集会での総意に同意することを集会に委任したものと考えられ、具体的には議長へ委任されたものとみなす立場です。
  3. この場合、白紙委任された議決権数は、各議案の決議結果の総意への支持票に加算されることになります。
白紙委任の取り扱い方の明記
  1. いずれの考えによるにせよ、紛争の原因となる可能性を秘めていますので、事前に招集通知や管理運用規定などで、どちらの方法で処理するのか明記しておいたほうがよいでしょう。

 集会での動議の扱い
原則としての決議事項の範囲
  1. 区分所有者は、総会に出席するかどうかは、その議案の重要性や自分との利害関係の有無を判断して決めるのが普通ですので、出席しない区分所有者に不利益とならないよう法は配慮しています。区分所有法37条で、集会の決議事項を原則として招集の際に通知した事項に限定しています。
動議による議案の変更の範囲
  1. 予め通知した事項といっても一字一句同じのものを議決しなければならないというわけではありません。集会は上程された議題ないし議案について出席者の様々な意見を集約して区分所有者の総意を形成する場ですから、この意見の中には当然議案の修正ないし変更というものも含まれます。集会で諸々の事項に関し討議検討されることは常識であり、このことは欠席者も当然予測できることですから、修正ないし変更がこの予測の範囲内であるならこれも実質的に予め通知した事項に包含されると考えられます。従って、予め通知した事項と同一性のある範囲であれば集会は原案を変更修正することができ、区分所有法37条1項に反するものではありません。
議事進行に関する動議
  1. 一般的な議事進行に関する動議や提案(たとえば、議長不信任、採決方法、休憩など)は、欠席者も当然予測できることであり、通知された議案の賛否の問題でもないので、審議・採決できると考えられます。
委任票等の扱い
  1. 委任票及び書面による議決権票は動議や修正案へは加算しないと考えるのが一般的と言われています。
動議の取り扱い方の明記
  1. 白紙委任状と同様、動議が出されてからでは、紛争の原因となる可能性を秘めていますので、やはり事前に招集通知や管理運用規定(制定には集会決議が必要)などで、動議の範囲と取り扱い方について明記しておいたほうがよいでしょう。

 ペット飼育について
問題点と効用
  1. ペット飼育に反対の立場からは、鳴き声による騒音、特定動物を嫌う住民の存在、糞尿の放置、臭気、共用部分の汚れ、資産価値の低下等を問題視します。
  2. ペット飼育に賛成・容認派は、動物とのコミュニヶーションによる情操教育、高齢者や障害者のリハビリに効果のあるアニマルセラピー、すなわち癒し。ペットによる癒しは人の心を和らげてくれ、また近年犬猫のペット飼育を可とする新規マンションも増えており、資産価値は逆に上がるとする立場です。
飼育する権利と他人に迷惑を及ぼす行為
  1. 民法206条では、区分所有者がその意思に従って自由に専有部分を使用できると規定されています。
  2. しかし各区分所有者が自由勝手な使用をすると、騒音、悪臭等が発生する等して、共同生活をしている隣接住民の快適な暮らしの障害となるおそれがあります。そこで民法の特別法である区分所有法6条で、他人に迷惑を及ぼす行為を「区分所有者の共同の利益に反する行為」とし、この行為を禁じています。
原始規約によくある記載
  1. 分譲時点で作成された原始規約には、「他人に迷惑または危害を及ぼすおそれのある動物を飼育してはならない」という記載がよく見受けられます。曖昧な表現ともとれますが、これは、前述の民法206条及び区分所有法6条に則って規定されたものと考えられます。これだけの規定ですと、ペットの飼育に関して、他人に迷惑・危害を及ぼさないという制限付きで飼えるものと解されます。
  2. 特に犬猫の飼育では、うちの犬は大型犬だが咬まないから危害を及ぼさず犬の飼育は可能だとか、大小問わずとびかかる犬は人に危害を及ぼすので犬の飼育はできないとかの議論は、主観的感情的側面が介在しており、この規定だけで犬猫飼育の解決は難しいでしょう。 
    曖昧規約の判例はこちら
規制策について
  1. 現規約で犬猫の飼育を認める場合は、他人に迷惑・危害を及ぼさないよう一定の飼育条件について細則で規定していくことが必要かと思います。標準管理規約コメント(18条関係2)では、犬猫等のペットの飼育に関して規定すべき事項を規約または細則で定めるべきだとしています。
  2. 現規約で犬猫の飼育を認めない場合は専有部分の制限になりますので、「原則として小鳥、観賞魚類以外のペット飼育を禁止する」旨に現規約を変更しなければなりません(区分所有法30条1項)。
    また、現飼育者に配慮し、「改正前に飼育している犬猫については一代限りの飼育を認める」等して、トラブル回避策を講じるのも一案です。
  3. ちなみに、規約改正は集会特別決議(区分所有者及び議決権3/4以上)、細則制定は普通決議(区分所有者および議決権の過半数)とされています(区分所有法31条1項39条1項)。
規制後の運用
  1. 管理規約の改正や飼育ルールの規定だけで、ペット飼育のトラブルは解決できる性質の問題ではありません。その後の的確な運用や対応がより大切です。ルール遵守の前提となるモラルの向上がもっとも望まれることなのかもしれません。
  2. 犬猫の飼育を認める場合でも、飼育ルール遵守の監督機関を理事会としても、一年毎に役員が入れ替わる一年任期制のもとでは、的確な運用や対応にはそれなりの方策が必要だと思います。
  3. 策の一つとして、犬猫飼育者全員が参加するペットの自治会を結成してもらい、その会が主体となり飼育ルールに則って運用・対応していくというやり方です。これは、 一般にペット飼育者間の方が相互に意思疎通が通っていますので、モラル意識の啓蒙が期待でき、ルール遵守の徹底につながると思います。
    参考:「中高層共同住宅使用細則モデル−ペット飼育細則例2(ペットクラブによる運用)
十分議論してから方向性を決める
  1. ペット飼育に関する意識や実態調査等を行い、以上のことを総合的に勘案して十分議論した上で、皆さんのマンションとしての方向性をはっきり決め、解決に当たることが大切だと思います。
参考:マンション管理のQ&A(マンション管理センター編)
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